Lemahieu Group nv is een Europese speler in hout- en platenimport en de bewerking van hout voor de gespecialiseerde houthandel. Met een import van meer dan 225.000m³ hout en platen per jaar en een jaarlijkse omzet van 135 miljoen euro heeft het bedrijf een solide reputatie.

Dit succes danken we aan een innovatieve denkwijze en een continu streven naar kwaliteit.

In het kader van onze verdere groei zijn we op zoek naar een Office Manager / Executive Assistent.

Jobinhoud

Als Office Manager / Executive Assistant ben je de rechterhand van de zaakvoerder/directie en zorg je voor een vlotte dagelijkse werking van het bedrijf. Je combineert organisatorische, administratieve en operationele taken en houdt het overzicht in een dynamische KMO-omgeving.

Jouw verantwoordelijkheden

Fleet management

• Je beheert en optimaliseert het wagenpark op een strategische en efficiënte manier.
• Je coördineert samenwerkingen met leasingmaatschappijen, garages en andere partners en onderhandelt waar nodig over contracten.
• Je bewaakt kosten, verzekeringen, onderhoud en naleving van wettelijke verplichtingen.
• Je adviseert de organisatie rond een duurzaam en efficiënt gebruik van het wagenpark.

Document- en dossierbeheer & digitalisatie

• Je zorgt voor een gestructureerd en betrouwbaar document- en dossierbeheer binnen de organisatie.
• Je initieert en implementeert digitalisatieprojecten en optimalisaties van documentstromen.
• Je waakt over een correcte, duidelijke en toegankelijke documentatie van contracten en bedrijfsdossiers.

Legal, verzekeringen en compliance

• Je ondersteunt de CFO bij juridische, contractuele en compliance-gerelateerde dossiers.
• Je coördineert verzekeringspolissen, volgt schadedossiers op en beheert risico’s proactief.
• Je bereidt documentatie voor en begeleidt audits en interne controles.
• Je bent het aanspreekpunt voor externe stakeholders zoals verzekeraars, juridische adviseurs en auditors.

Klantenopvolging (back-up functie)

• Je fungeert als back-up binnen de klantenopvolging en zorgt voor continuïteit in de dienstverlening.
• Je behandelt inkomende telefoons en e-mails van klanten en vertegenwoordigers.
• Je staat in voor de aanmaak van nieuwe klanten en controleert hun kredietwaardigheid.
• Je werkt nauw samen met sales en logistiek bij de opvolging van geblokkeerde orders.

Office management en administratieve ondersteuning

• Je beheert en volgt kantooraangelegenheden op (leveranciers, onderhoudscontracten, faciliteiten, etc.).
• Je biedt administratieve ondersteuning aan de HR-manager.
• Je bereidt directievergadering voor (inplannen, uitnodigingen, agenda opstellen, presentatie voorbereiden)
• Doorgroeimogelijkheden, afhankelijk van jouw ambities, sterktes en interesses.

Business support

• Je ondersteunt de directie bij operationele en organisatorische projecten.
• Je coördineert de opvolging van dossiers die meerdere afdelingen overstijgen.
• Je draagt actief bij aan een efficiënte, gestructureerde en professionele werking van de organisatie.

Profiel

• Je behaalde een Bachelor diploma en hebt een eerste werkervaring achter de rug.
• Je bent een echte doener: je neemt initiatief en pakt zaken proactief aan.
• Je houdt van variatie en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en prioriteiten.
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid, maar functioneert evengoed als een betrokken teamspeler.
• Je gaat uiterst discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie.
• Je denkt praktisch, oplossingsgericht en behoudt steeds het overzicht.
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en communiceert helder en professioneel.
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint en Word) en bent bereid je te verdiepen in AI tools.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans en Engels.

Deel deze vacature